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Prozessmodellierung

Prozessmodellierung ist die Tätigkeit zur Erstellung eines Prozessmodells. Entsprechend der Zwecksetzung der Modellierung werden die Prozesselemente des Prozesses spezifiziert, die im Modell abgebildet werden sollen. Dies sind in der Regel nicht nur die den Prozess kennzeichnenden Aufgaben, einschließlich der zwischen ihnen vorhandenen logischen Folgebeziehungen, sondern noch eine Anzahl weiterer Merkmale (z.B. Sachmittel).

Historische Entwicklung

Die Abbildung und Darstellung von Unternehmensstrukturen und Geschäftsprozessen ist eng mit der Geschichte der Arbeitsteilung verknüpft. Henri Fayol, Adam Smith legte den Grundstein der heutigen Organisationslehre. Die Zwei Pfeiler der Organisation, die Aufbauorganisation und die Ablauforganisation klären die Aufgaben- und Arbeitsverteilung, meist mit dem Ziel die „Liniar of Scales“ zu nutzen, also die Geschwindigkeits- und Lernkurven-Effekte, die sich aus der Arbeitsteilung ergeben. Speziell für Prozesse ist daher die Ablauforganisation interessant. Fritz Nordsieck war einer der ersten, der Diagramme zur Beschreibung von Prozessen nutze. Diese Diagramme sind der Grundstein für die Prozessmodellierung, wie wir sie heute kennen.

Was ist Prozessmodellierung?

Prozessmodellierung beschreibt die Abläufe eines Unternehmens in visueller Form. Hierzu werden meist grafische Elemente genutzt, um die Reihenfolge von Aktivitäten, Entscheidungen und anderer prozessrelevanter Informationen zu visualisieren. Mit einer grafischen Darstellung erlangt man schneller die benötigte Transparenz bezogen auf den Prozess.

Warum Prozessmodellierung?

Die Gründe für eine Prozessmodellierung unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen. Manchmal will man die Transparenz für Mitarbeiter erhöhen, einen externen Auditor keine Kritikpunkte bieten, Anforderungen für eine Systemeinführung einsammeln oder gar die Software-Entwicklung selbst konzipieren.

Wenn gleich die konkrete Vorgehensweise an die Ziele anzupassen ist, bietet die Prozessmodellierung hierzu zahlreiche Vorteile:

Vorteile

Modelle allgemein

  • Die Komplexität der Prozesse werden reduziert und einheitlich dargestellt
  • Mit Hilfe modellierter Prozesse schaffen Sie Prozesstransparenz
  • Durch die modellierten Prozesse erlangen Sie Kenntnis über den aktuellen IST-Stand
  • Erleichterte Kommunikation von Prozesswissen: Die Geschäftsprozesse eines Unternehmens werden dokumentiert, nachvollziehbar und als Referenz verfügbar.
  • Prozessbeschreibungen bilden eine gemeinsame Sprache aller Unternehmensmitglieder
  • Prozesstransparenz ist die Grundlage für ein einheitliches Prozessverständnis unter den Mitarbeitern
  • Modellierte und somit auch dokumentierte Prozesse erleichtern des Wissensaustausch
  • Mitarbeiter lassen sich einfacher schulen und unterweisen
  • Dokumentierte, standardisierte und gut kommunizierte Prozesse verbessern die Prozessqualität und Prozesssicherheit

Prozessverbesserungen

  • Gute Prozessmodelle bilden die Grundlage für Prozessverbesserungen bzw. Optimierungen.
  • Nützlich bei der Umgestaltung von Abläufen (Verbesserungen), da Ist-Beschreibungen und Zielbeschreibungen beschrieben und ‚Gaps‘ identifiziert werden können
  • Die Prozessmodellierung ist die Grundlage für die Reorganisation von Abläufen
  • Nützlich bei der Festlegung von Prozesskennzahlen zur Überwachung der Leistung
  • Durch die Beschäftigung mit Prozessen und deren Modellierung können Schwachstellen im Prozess leichter aufgedeckt werden
  • Gut dokumentierte Prozesse bilden die Basis für die Optimierung der Durchlaufzeit
  • Beim Auftreten von Fehlern in Arbeitsabläufen kann die Ursachenanalyse anhand der dokumentierten Prozesse erfolgen
  • Modellierte Prozesse decken Redundanzen auf
  • Ziehen Sie aus der entstandenen Transparenz die richtigen Schlüsse, sorgt die Beseitigung von Doppelarbeit zu einer Reduzierung der Prozesskosten

Compliance und Best practices

  • Gesetzliche Vorschriften bei Ausschreibungen oder in bestimmten sensiblen Branchen werden erfüllt (Gesundheitswesen, Automobilindustrie, Flugzeugindustrie)
  • Vorgaben von Managementsystemen können erfüllt werden (wie z.B. Qualitätsmanagement-Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2015)
  • Mit Hilfe von grafisch modellierten Prozessen können Sie präzise Arbeitsanweisungen erstellen
  • Prozesse eignen sich als Ordnungsrahmen für Verfahrens- und Arbeitsanweisungen (VA, AA)
  • Unterstützt das Benchmarking zwischen Standorten, Partnern und Konkurrenten
  • Zum Finden von Best Practice
  • Es ist auch eine Voraussetzung bei der Teilnahme an Wettbewerben, wie etwa dem EFQM

Systemauswahl, Systemeinführung, Softwareentwicklung

  • Hilfreich bei Einführung neuer Strukturen wie SAP oder der Auslagerung von Unternehmensaufgaben
  • Grundlage für die Vorbereitung zur Automatisierung bzw. Unterstützung mit Workflow-Management-Systemen
  • Prozessmodellierung ist in jedem Fall immer der erste Schritt zur Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Prozesse

Leseempfehlung: https://www.iao.fraunhofer.de/content/dam/iao/images/leistungen/prozessmodellierung-als-basis-fuer-transformation.pdf

Workshop zur Prozesserhebung
Workshop zur Prozesserhebung

Vorgehensweise der Prozessmodellierung

Zur Dokumentation der Prozesse werden im ersten Schritt Prozessaufnahmen durchgeführt. Hierzu eigenen sich Workshops, Interviews, Beobachtungen u.ä. Im zweiten Schritt wird das Ergebnis der Prozessaufnahmen mithilfe der Prozessmodellierung grafisch in einem Prozessmodell dokumentiert.

Notationen/ Modellierungssprachen

Um das alles sinnvoll in einer grafischen Darstellung abzubilden, gibt es die verschiedensten Notationen.

Um die zuvor definierten Geschäftsprozesse in einem einheitlichen Modell zu beschreiben, könnte man einen einfachen Ablaufplan in einer Excel-Tabelle mit einer textlichen Beschreibung erstellen. Jedoch haben sich auf professioneller Ebene verschiedene Notationsarten durchgesetzt. Der Vorteil einer solchen „Standard-Notation“ ist die Vergleichbarkeit der Modelle und die Unterstützung durch entsprechende Modellierungssoftware (BPA-Software). Die gängigsten sind:

  • Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) bzw. die erweiterte Ereignisgesteuerte Prozesskette (eEPK)
  • Flussdiagramm
  • Turtle-Diagramm
  • Business Process Model and Notation (BPMN)
  • sowie andere teils herstellerspezifische Formate

Welche Modellierungsnotation die geeignete ist, ergibt sich aus der Zielsetzung sowie der Komplexität und Umfang der Prozesse. Um einfach eine Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 zu erreichen (die eine Modellierung der Geschäftsprozesse vorschreibt) reichen einfache Notationen, wie etwa Turtle-Diagramm oder Flow-Chart, völlig aus.

Sollen die beschriebenen Prozesse hingegen auch in einem Managementsystem zur Steuerung, Optimierung und gelenkten Dokumentenverteilung hinterlegt werden, welches eventuell noch andere Regelwerke, wie etwa Arbeitssicherheit, Umweltmanagement, Energiemanagement und Gesundheitsschutz, beinhaltet, kommen in der Regel professionelle IT-Werkzeuge in Verbindung mit der EPK oder BPMN zu Einsatz.

Die BPMN bietet aufgrund ihrer Eigenschaft auch ausführbar zu sein, noch weitere Vorteile, wenn es um die Spezifikation von Software im Allgemeinen und Workflow-Applikationen im Speziellen geht.

Beispiel Flussdiagramm

Beispiel Flussdiagramm (Quelle: http://www.ibim.de)

Beispiel EPK Diagramm

EPK Beispiel (Quelle: www.cbrell.de)

Beispiel BPMN Diagramm

BPMN Beispiel
Mit der BPMN (ISO19510) kann man fachliche und technische Prozesse modellieren.

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