Prozesssteckbrief

2021-05-04T12:37:57+02:00 By |
Lesedauer 2 Min

Prozess-Steckbriefe sind ein sehr hilfreiches Mittel für die Prozessaufnahme. Dies gilt sowohl VOR der Aufnahme, als auch WÄHREND der Prozesserhebung.

„Oh, das hätten wir im Workshop die Teilnehmer fragen können.“ Hört man immer wieder mal und kann passieren. Passiert auch uns, aber wir werden bessern 🙂 Aus diesem Grund ist es hilfreich, wenn man sich VOR der Workshop ein paar Gedanken gemacht. Folgende Fragen sollten dabei geklärt werden:

1) Was wollen wir eigentlich im Workshop alles erfahren? („Wir wollen erfahren, wie der Prozess läuft.“ ist hier zu unpräzise)

2) Wenn wir erfahren haben, was wissen wollen, was machen wir dann eigentlich damit? („Wir erheben das erstmal und dann mal sehen“ sorgt meist für Verunsicherung bei Workshop-Teilnehmern)

Wenn wir uns die Frage stelle, was wir alles im Workshop erheben wollen, fallen uns aus der Erfahrung heraus natürlich eine Menge Ideen ein, aber auch wir freuen uns über einen strukturierten Ansatz. Zu diesem Zweck haben wir einen Prozess-Steckbrief entwickelt.

Die Frage, was wir mit den Informationen nachher anfangen wollen, klärt was wir im Nachgang damit machen wollen, welche Schritte folgen und somit welcher Aufwand nach der Erhebung noch entstehnt.

Der verlinkte Prozess-Steckbrief kann somit zur Vorbereitung also auch zur Durchführung einer Prozesserhebung genutzt werden. Wenn wir einen Workshop durchführen, markern wir beispielsweise die Informationselemente gelb an, an denen wir Interesse haben. Führen wir den Workshop durch, fallen diese Elemente uns dann gleich ins Auge. Haben wir die Informationen dann erhalten, machen wir einen Haken daran. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass wir wirklich alles erhalten haben, was wir brauchen.

Beispielhafte Attribute des Prozess-Steckbrief
Beispielhafte Attribute des Prozess-Steckbrief

Unsere Erfahrungen haben wir in einer Prozess-Steckbrief-Vorlage zusammengetragen. Dieser umfasst 25 Attribute, die über das eigentliche BPMN-Model hinausgehen. Jedes Attribut wird mit erklärenden Fragen ergänzt. Dieser Steckbrief steht nun zum Download bereit. Der nächste Erhebungs-Workshop kann dann nicht mehr schiefgehen.

About the Author:

Björn Richerzhagen
Der gelernte Kaufmann, Betriebswirt und Wirtschaftsinformatiker ist einer der gefragtesten BPM-Experten. Er ist seit nunmehr zwei Dekaden an der Schnittstelle zwischen Fachbereichen und Technik unterwegs und versteht sich als Übersetzer zwischen den Welten. Als BPM-Berater und Trainer ist er OCEB- und CBPP-zertifiziert und begleitet Prozess-Initiativen auf Unternehmensebene ebenso, wie als Workflow-Analyst für Prozessautomatisierungs-Projekte.
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