Optimierendes BPM

Das optimierende Prozessmanagement (oBPM) deckt alle Phasen des Prozessmanagements ab mit dem Ziel, die Leistung Deiner Prozesse zu optimieren. Prozessmodellierungen in den Notationen BPMN, DMN und CMMN sind dabei nur ein erster Schritt. Das oBPM orientiert sich am BPM-Zyklus und deckt intensiv auch die Bereiche Prozessanalyse, Prozessdesign, Prozessumsetzung und Prozesssteuerung ab.


© MINAUTICS Process Management Cycle, nach camunda

Unsere Leistungen

Nachfolgend haben wir einige Leistungen aufgeführt, die wir einzeln oder in Kombination einbringen, um die Leistung Deiner Prozesse zu optimieren (optimierendes BPM).

Prozesse erheben

  • Erhebungs-Workshops durchführen
  • Erhebungs-Interviews durchführen
  • Erhebungs-Beobachtungen durchführen
  • Dokumentations-Forensik (inkl. Mining) durchführen

Prozesse dokumentieren

  • Ist-Prozesse mittels OMG-Standards (BPMN, CMMN, DMN) dokumentieren
  • IST-Prozesslandkarten erstellen
  • Prozessmanagement-Richtlinien (Guidelines, Konventionen) erstellen
  • Dokumentations-Software auswählen

Prozesse analysieren

  • Qualitätsanalysen durchführen
  • Zeitanalysen durchführen
  • Kostenanalysen durchführen
  • Process Mining durchführen
  • Engpassanalysen durchführen
  • Verschwendungsanalysen durchführen
  • Personalbedarfsanalysen durchführen
  • Prozess-Risikoanalyse durchführen
  • Strategische Analysen durchführen

Prozesse entwerfen

  • Soll-Prozesse und Soll-Prozessvarianten mittels OMG-Standards (BPMN, CMMN, DMN) entwickeln
  • Prozessziele definieren
  • Soll-Prozess-Varianten bewerten
  • SOLL-Prozesslandkarten erstellen
  • Prozessarchitektur aufbauen
  • Verfahrens- und Arbeitsanweisungen erstellen
  • Business-IT-Alignment sicherstellen
  • Workflow-Analysen und Anforderungserhebungen zur Vorbereitung der Prozessautomatisierung durchführen
  • Einsatz von Standardsoftware ( z.B. ERP, ERM, o.ä.) evaluieren

Prozesse umsetzen

Prozesse automatisieren

  • Prozesse engine-basiert automatisieren
  • Integrationsschicht BPM zur Orchestrierung von Services aufbauen
  • BPM-Tool auswählen und einführen
  • Standardsoftware (z.B. ERP, CRM, o.ä.) prozessbasiert auswählen und einführen

Prozesse organisatorisch umsetzen

  • Change Management begleiten
  • Führungswerkzeuge coachen
  • Prozessteams schulen
  • Projektrollen (inkl. Zuständigkeiten) definieren

Prozesse steuern

  • Kennzahlen auswählen, definieren und erheben
  • Process Monitoring/ Dashboards aufbauen
  • Prozess-Audits durchführen
  • Prozesszielerreichung prüfen
  • Kontinuierlichen Verbesserungsprozess implementieren
  • Vorbeuge- oder Korrekturmaßnahmen entwickeln
  • Prozesscontrolling aufbauen

Typischer Projektablauf im optimierenden Prozessmanagement

In Abhängigkeit von Deinen Anforderungen könnte eine Zusammenarbeit im Projekt die folgenden Schritte durchlaufen:

Schritt 1

Ramp up

  • Abstimmung der Projektziele
  • Abstimmung der Vorgehensweise, Entscheidungsfindung und Arbeitsteilung
  • Aufstellung eines Termin- und Ressourcenplans
  • Schulung/Qualifikation
  • Gemeinsame Verabschiedung eines BPM-Plans
  • Planung und Durchführung der Auftaktveranstaltung

Schritt 2

Erhebung und Analyse

  • Ist-Prozess / Ist Prozesse erheben und beschreiben
  • Prozessanalyse durchführen
  • Dokumentenanalyse
  • Schwachstellenanalyse und Definition von Lösungsansätzen
  • Definition erster Maßnahmen
  • Präsentation von Schwachstellen und Lösungsansätzen

Schritt 3

Prozess-Design

  • Entwicklung von alternativen Soll-Prozessen
  • Präsentation der Vorschläge und Entscheidung
  • Anpassung und Aktualisierung der Dokumente
  • Erstellung eines Maßnahmenplans für die Umsetzung der Optimierungen

Schritt 4

Prozess-Umsetzung

  • Erstellung von Schulungsunterlagen
  • Schulung für alle Mitarbeiter in die Soll-Prozesse und neuen Dokumente
  • Begleiten der Anlernens der neuen Arbeitsweisen
  • Coaching und Arbeitshilfen für Führungskräfte
  • Untersützung bei der technischen und organisatorischen Umsetzung bis zum laufenden Prozess
  • Coaching und Arbeitsmittel für die IT

Schritt 5

Prozesssteuerung

  • Zielerreichung prüfen
  • Prozessaudits und Wirksamkeitsprüfung durchführen
  • Leistungsnachweis erstellen
  • Abweichungsanalysen durchführen und Liste der Verbesserungsmaßnahmen ableiten
  • Notwendigen Anpassungen begleiten
  • Vorbeuge- und Korrekturmaßnahmen umsetzen

Kursive Substantive beschreiben Ergebnisartefakte für den Kunden.

Selbstverständlich wird die Vorgehensweise mit Dir auf Deine speziellen Anforderungen abgestimmt.

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