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Eine häufige Frage zwischen Vorständen und C-Level-Führungskräften ist, wie das Unternehmen kosteneffizienter und produktiver gestaltet werden kann. Nach der Gründung eines Unternehmens liegt das Augenmerk auf dem Cashflow, also dass ihr Produkt leicht verkaufbar ist und Zahlungen von zufriedenen Kunden erhalten werden.

Der Autor diskutierte in der Vergangenheit mit mehreren Führungskräften ihre Bedenken hinsichtlich der Umsetzung von Prozessen in der Praxis; sie erhoben Beschwerden über die Prozessausführung durch Beteiligte, SW-Anwendungen und auch über eine missverstandene Strategie. Weitere Bedenken bezüglich der Prozesse waren verschwendete Ressourcen in komplexen IT-Projekten, Millionen von Dollar, die mit dem Ziel zur Umsatzsteigerung ausgegeben wurden, und der allgemeinem Kundenzufriedenheit.

Vor einigen Jahren, während einer Konferenz von Prof. Marlon Dumas, wurden einige dieser Bedenken mit einem Lösungsansatz assoziiert; seitdem war Business Process Management die Antwort auf viel der Fragender Führungskräfte. Der hier vorliegende Artikel enthält eine Kurzfassung auf hoher Ebene über diese Praxis; Selbst heute kämpfen Unternehmen mit Menschen, Kommunikation und Anwendungen, ohne zu bemerken, dass eine umfassendere Sicht auf das Problem erforderlich ist.

Seit Jahrzehnten werden Geschäftsprozesse diskutiert, um die Effizienz zu steigern und die Produktivität zu steigern – von papierbasierten Diagrammen bis hin zu Präsentationen. Das Problem bezogen auf Prozesse besteht darin, dass Konstruktion und Veredelung langfristige und wiederkehrende Aktivitäten sind. Häufig jedoch ist, dass diese auf einer konzeptionellen, initialen Prozessbeschreibung beruhen, diese jedoch nach der Erstellung für die Organisation unsichtbar bleibt. Die Trennung zwischen Ausführung, Prozessdesign und Implementierung schafft eine Lücke, die viele erfolglose Geschäftsinhaber genau kennen.

„Die Trennung zwischen Feld, Prozessdesign und Implementierung schafft eine Lücke, die viele erfolglose Geschäftsinhaber genau kennen.“

Der Dokumentenlenkungsprozess und die Tools schufen eine effiziente Organisation, um Dokumente in den von den Mitarbeitern anlegten Speicherorten zu klassifizieren, aufzuzeichnen und zu finden. Nachdem diese Dokumenten erzeugt und bekanntgemacht waren, bleiben sie im Speicherort aufgezeichnet und organisiert. Die Unannehmlichkeiten entstanden in der Praxis jedoch darin, dass die Prozessausführung Lücken zur Papier-zu-Arbeits-Ausführung (also Prozessdokumentation) aufweist, die das Management nicht schnell identifiziert hat. Es ist normal, dass Geschäftsprozesse in der Praxis anders laufen, so dass diese dann mittels Formular doppelt geprüft wurden. Eine Kluft zwischen den Erwartungen der Führungskräfte und der echten Prozessausführung entstand bei Abweichungen.

Das Geschäftsprozessmanagement ist eine natürliche Weiterentwicklung des Prozessflusses, und ein Vorteil ist Prozesse anhand von Daten zu verstehen, z.B. wie lange die Ausführung dauert. Daher ist BPM durch Process Mining möglich, d.h. aufgrund der mitgeführten Daten wie Zeitstempel in Systemen, in denen der Prozess implementiert ist, und der Ausführung ihrer täglichen Aktivitäten.

„Verlassen Sie die nicht eingehaltene Spur des Prozessflusses und der harmonischen Prozessdarstellung, um sich der Realität der Prozessausführung auf dem realen Schlachtfeld zu stellen.“

Ein Vorteil von BPM ist Kostensenkung durch mehr Automatisierung, die es den Mitarbeitern ermöglicht, Aufgaben auf einem höheren Niveau, weniger mechanisch und konzentriert auf Analyse und Produktivität auszuführen. Die häufige Frage beim Process Mining ist, wie die Zeit pro Aufgabe und zwischen den Interaktionen gemessen werden kann. Die Antwort lautet: Prozessautomatisierung. Wenn der Prozess in Anwendungen abgebildet wird und die Beteiligten mit diesen interagieren, werden Zeitstempel aufgezeichnet, wodurch Daten erzeugt werden, die vom Process Mining verwendet werden können.

Das Hauptproblem bei der Prozessautomatisierung ist die fehlende Möglichkeit, die Effizienzüberprüfung und Nachverfolgung der Geschäftsprozesse. Ohne einen Überprüfungszyklus haben viele Unternehmen Schwierigkeiten, CRM oder andere prozess-unterstützende Softwareanwendungen zu implementieren. Wenn dieser Überprüfungskreislauf unterbrochen wird und die Leute dem Prozess nicht folgen, weil er nicht intuitiv, unrealistisch und ohne Akzeptanz ist, werden kostspieligen Design-, Konfigurations- und Implementierungsphasen nötig.

„Der BPM-Zyklus umfasst Design, Konfiguration, Implementierung und Diagnose.“

Ein weiterer wiederkehrender Fehler sind Lücken in den Prozessen, d. h. nicht nachverfolgbare Aktivitäten, da sie außerhalb von erfassbaren Applikationen, manuell oder durch althergebrachten Tabellenkalkulationen ohne Nachverfolgbarkeitsoptionen unterstützt ausgeführt werden und daher von der Geschäftsstrategie getrennt sind.

Der Geschäftsbetrieb kann nicht anhalten, und Process Mining darf den laufenden Betrieb nicht beeinträchtigen: dies ist das Hauptanliegen von Führungskräften, wenn sie anfänglich von BPM hören. Die Umsetzung muss als Projekt mit definiertem Zeitplan, Erwartungen und Kosten geplant werden; die aktuellen Diagramme und Geschäftsabläufe müssen analysiert und mit dem tatsächlichen Betrieb verglichen werden, um dann zu beweisen, ob die Ausführung mit der Unternehmensstrategie übereinstimmt.

Die Rolle des Prozessverantwortlichen ist für BPM von entscheidender Bedeutung, und diese Person ist der Verwalter, der sicherstellt, dass sich der Prozessvarianten nicht ungeplant vor Ort einschleichen, also Änderungen nachverfolgt. Mit anderen Worten, er verwaltet den Prozess von Ende zu Ende. Normalerweise ist ein Prozess organisationsübergreifend, und fehlende Verbindungen und segmentierte Aktivitäten werden nicht empfohlen. Daher ist der Prozessverantwortliche eine entscheidende Rolle, der die Interaktion über verschiedene Streams hinweg kennt und der Hauptakteur bei jeder erforderlichen Verbesserung, Analyse oder Änderung wird.

Dabei ist die Prozess-Priorisierung von grundlegender Bedeutung, da ein Pilotprozess sichtbare Ergebnisse und mögliche Anpassungen während der Implementierung generieren soll. Ein klares Ziel zu definieren ist besser, als eine Gruppe von Prozessen bereitzustellen und stichprobenartig zu überprüfen, welche erfolgreich sind. Die Beteiligung der Mitarbeiter an der Analyseaktivität ist von grundlegender Bedeutung, da das Verständnis und die grundlegenden Anforderungen mit der Geschäftsstrategie übereinstimmen müssen. Es ist notwendig, sich mit den Personen nach Abschluss der Implementierung auszutauschen und diese weiterhin zu unterstützen, da mangelnde Kommunikation, insbesondere aber alte Arbeitsmethoden das BPM gefährden.

Das Verständnis der verwendeten Anwendungen, ihrer Fähigkeiten und der Möglichkeit, Daten und Zeitstempel zu extrahieren, ist in den frühen Phasen der BPM-Analyse aufgrund der fehlenden Verbindung zwischen den Anwendungen von grundlegender Bedeutung. Mehrere Anwendungen, die zwischen dem Hauptzweck und den komplizierten Lebenszyklen getrennt sind, sind ein Stopper für jede Analyse. Die sogenannte digitale Transformation ist das Stück, das in diesem Teil fehlt. Tatsächlich ist die Überprüfung und Anforderung der Anwendung Teil eines kontinuierlichen Zyklus. BPM ist ein ausgezeichneter Ansatz für Exzellenz; Integration zwischen Unternehmensstrategie, Mitarbeiteraktivitäten, unterstützenden Anwendungen und Effizienz ist die Essenz von BPM.

Es ist unnötig, das Rad neu zu erfinden; mehrere Unternehmen bieten Produkte an, um die BPM-Anforderungen zu erfüllen; grundsätzlich wird Für die Analyse, Definition und Beschaffung ist ein Experte hinzu zu ziehen, weil Sie möglicherweise eine für Ihre Bedürfnisse ungeeignete oder anpassungsfähige Lösung erwerben.

Einmal implementiert, muss die Messung in Zyklen durchgeführt werden, und die Analyse erfordert Beobachtungszeit, bis die Beteiligten an die Verwaltung der Anwendungen gewöhnt sind und den Prozess klar verstehen.

Wenn Sie an Konferenzen, Kursen, Workshops oder weiteren Diskussionen zum Thema interessiert sind, zögern Sie nicht, den Autor zu kontaktieren oder die Website en.cayobetancourt.com zu besuchen.

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